АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА МЦЕНСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 апреля 2013 г. № 407

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ОТ ОРГАНИЗАЦИЙ - ИСТОЧНИКОВ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ Г. МЦЕНСКА,
ЛИКВИДИРОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ"

В соответствии с главой 3 Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", согласно постановлению Администрации города Мценска от 29 января 2013 года № 54 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг" постановляю:

1. Утвердить Административный регламент "Прием на хранение документов по личному составу от организаций - источников комплектования архивного отдела администрации г. Мценска, ликвидированных организаций и физических лиц".
2. Признать утратившим силу постановление Администрации города Мценска от 23.03.2010 № 189 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение документов по личному составу от организаций - источников комплектования архивного отдела администрации г. Мценска, ликвидированных организаций, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".
3. Комитету организационно-правовой работы и делопроизводства (С.В. Ильин) администрации города Мценска опубликовать настоящее постановление на официальном сайте администрации города Мценска в сети Интернет.

Глава города Мценска
С.С.ВОЛКОВ





Приложение
к постановлению
Администрации города Мценска
от 5 апреля 2013 г. № 407

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ОТ ОРГАНИЗАЦИЙ - ИСТОЧНИКОВ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
МЦЕНСКА, ЛИКВИДИРОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, ЮРИДИЧЕСКИХ
ЛИЦ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ"

1. Общие положения

Предмет регулирования Административного регламента

1.1. Настоящий Административный регламент (далее - административный регламент) предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение документов по личному составу от организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города Мценска, ликвидированных организаций, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

Круг заявителей

1.2. В настоящем административном регламенте используются следующие понятия:
- заявители - организации - источники комплектования архивного отдела, юридические лица и индивидуальные предприниматели, обратившиеся в администрацию города Мценска за получением муниципальной услуги;
- документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
- документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
- архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
- Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Получателями муниципальной услуги могут являться:
- территориальные органы федеральных органов государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные учреждения, расположенные на территории города Мценска и Мценского района Орловской области;
- органы местного самоуправления г. Мценска и Мценского района;
- муниципальные предприятия и учреждения;
- негосударственные организации, в случае их ликвидации;
- индивидуальные предприниматели в случае прекращения деятельности.

Требования к порядку информирования
о предоставлении муниципальной услуги

1.3. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации города Мценска, расположенным по адресу: г. Мценск, ул. Гагарина, д. 81, ежедневно, кроме выходных и праздничных дней.

График приема граждан
График работы с организациями
Понедельник
с 9.00 до 13.00
Понедельник
с 14.00 до 18.00
Вторник
с 9.00 до 13.00
Вторник
с 14.00 до 18.00
Среда
с 9.00 до 13.00
Среда
с 14.00 до 18.00
Четверг
с 9.00 до 13.00
Четверг
с 14.00 до 18.00
Пятница
с 9.00 до 13.00
Пятница
с 14.00 до 18.00
Перерыв с 13.00 до 14.00

Телефоны для справок: (48646) 2-06-10.
Адрес официального сайта администрации муниципального образования город Мценск в сети Интернет www.adm-mtsensk.ru.
Получение информации заявителем по вопросу предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством личного посещения, а также с использованием телефонной, почтовой и электронной связи (с использованием электронных подписей и универсальных электронных карт), также сведения о порядке предоставления услуги размещаются на информационных стендах в месте предоставления муниципальной услуги.
Для получения необходимой информации заявитель обращается в архивный отдел администрации г. Мценска в указанные дни и часы приема в любом из указанных выше удобном для заявителя способе получения информации.

2. Стандарт предоставления муниципальной
услуги. Наименование муниципальной услуги

2.1. Муниципальная услуга "Прием на хранение документов по личному составу от организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города Мценска, ликвидированных организаций, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".

Наименование структурного подразделения
администрации, представляющей муниципальную услугу

2.2. Предоставление муниципальной услуги "Прием на хранение документов по личному составу от организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города Мценска, ликвидированных организаций, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" осуществляется архивным отделом администрации города Мценска (далее - отдел). Отдел не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, муниципальные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги.

Результат предоставления муниципальной услуги

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу и архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в целях удовлетворения потребностей общества и государства в ретроспективной информации.
В случае невозможности предоставления услуги мотивированный отказ, оформленный в письменной форме.

Срок предоставления муниципальной услуги

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги устанавливается архивным отделом по согласованию с заявителем.
В случае получения от заявителя заявления без пакета необходимых документов, заявителю в трехдневный срок направляется письменное разъяснение о порядке предоставления муниципальной услуги с указанием перечня необходимых документов (согласно п. 2.6).
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
В исключительных случаях архивный отдел администрации города Мценска имеет право продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив заявителя о продлении срока.

Перечень нормативно-правовых актов

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (опубликована в изданиях: "Российская газета", № 7, 21.01.2009, "Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, № 4, ст. 445);
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (опубликован в изданиях: "Собрание законодательства РФ", 06.10.2003, № 40, ст. 3822, "Парламентская газета", № 186, 08.10.2003, "Российская газета", № 202, 08.10.2003);
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (опубликован в изданиях: Федеральный закон от 27.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации");
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (опубликован в изданиях: "Российская газета", № 165, 29.07.2006, Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3451, "Парламентская газета", № 126-127, 03.08.2006);
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (опубликован в изданиях: "Российская газета", № 168, 30.07.2010, "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, № 31, ст. 4179);
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (опубликован в изданиях: "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 20, 14.05.2007);
- Законом Орловской области от 09.03.2006 № 585-ОЗ "Об архивном деле в Орловской области" (опубликован в изданиях: Собрание нормативных правовых актов Орловской области (Выпуск 31), 2006; "Орловская правда" № 42 от 15 марта 2006 г.).

Перечень необходимых документов

2.6. Полный перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
2.6.1. Организации - источники комплектования архивного отдела представляют в архивный отдел следующие документы:
- утвержденные экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления культуры и архивного дела Орловской области описи дел, отобранных в состав Архивного фонда Российской Федерации (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;
- историческую справку об организации - источнике комплектования и ее архивном фонде (при первом приеме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре (при последующих приемах);
- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.
2.6.2. Ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в архивный отдел следующие документы:
- заявление о приеме документов должно содержать наименование юридического лица, почтовый адрес заявителя, указание причин передачи документов на хранение в архивный отдел, заявление обязательно подписывается лично руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) - получателем муниципальной услуги;
- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином (копия):
- документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть копия решения его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решения суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определения арбитражного суда о завершении конкурсного производства;
- документом, подтверждающим факт прекращения предпринимательской деятельности гражданином, может быть копия "Свидетельства о прекращении деятельности физическим лицом в качестве индивидуального предпринимателя", решения суда о признании его несостоятельным (банкротом);
- описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним.
Описи дел оформляются строго по установленной форме (приложение 1).
Описи дел выполняются машинописным способом или распечатываются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта размером № 12 или № 14.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
а) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел (графа "Заголовок дела (тома, части)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела);
б) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером);
в) порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет (количество единиц хранения в одной описи не должно превышать четырехзначную цифру - 9999, последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой присваивается новый, следующий учетный номер);
г) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
д) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Описи дел подписываются составителем с указанием его должности и даты составления и утверждаются руководителем организации (физическим лицом - пользователем муниципальной услугой), заверяются печатью организации.
Годовые разделы описей дел по личному составу печатаются в четырех экземплярах, подписываются составителем и передаются на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации, после согласования описи подлежат согласованию с ЭПК Управления культуры и архивного дела Орловской области.
Справочно-поисковые средства к описи состоят из титульного листа, списка сокращений (при необходимости).
На титульном листе описи дел по личному составу указываются:
а) полное название вышестоящей организации, если имеется подчиненность и дата ее образования (указываются все переименования и даты);
б) название и номер архивного фонда;
в) номер и название описи, которое включает указание категории документов (по личному составу, личных дел и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
г) крайние даты дел, включенных в опись.
Название архивного фонда юридического лица состоит из его полного названия с указанием организационно-правовой формы и официально принятого сокращенного названия, названия его вышестоящей организации (для государственных и муниципальных организаций), местонахождения (город (поселение), район, область), крайних дат существования.
Номер архивного фонда и номер описи дел присваивается в архивном отделе.
- историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде.
Оформление исторической справки.
К первому годовому разделу описи дел по личному составу составляется историческая справка к фонду.
Историческая справка выполняется машинописным способом или распечатывается посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта размером № 12 или № 14.
В историческую справку включаются сведения по истории фондообразователя (даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника); об основных направлениях деятельности и структуре за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу.
Историческая справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем) - получателем муниципальной услуги.
К последующим годовым разделам описи в случае изменений в названии, структуре, функциях организации (учреждения) - фондообразователя, принципах формирования и т.д. составляются дополнения к исторической справке или предисловие к описи:
- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены. Справка должна содержать наименование юридического лица и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов с указанием причин их отсутствия.
Справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем) - получателем муниципальной услуги.
При направлении документов посредством почтовой связи копии документов должны быть нотариально заверены. При направлении документов посредством электронной связи документы должны быть заверены с использованием электронных подписей и универсальных электронных карт.
2.6.3. Документов, находящихся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления, для предоставления муниципальной услуги не предусмотрено.
2.6.4. Отдел не вправе требовать от заявителя предоставления документов и информации или осуществления действий, не предусмотренных нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

Перечень оснований для отказа в приеме документов

2.7. Основаниями для отказа в приеме документов являются:
- документы не поддаются прочтению,
- документы содержат нецензурные, либо оскорбительные выражения.


Перечень оснований для приостановления
или отказа предоставлении муниципальной услуги

2.8. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- несоблюдение срока ведомственного хранения документов (для организаций - источников комплектования архивного отдела);
- отсутствие у потребителя муниципальной услуги документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности индивидуальным предпринимателем;
- отказ упорядочить документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
2.9. Действия по предоставлению муниципальной услуги могут быть прекращены в случае отказа заявителя от получения услуги путем подачи заявления.
2.10. Услуг, являющихся необходимыми и обязательными при оказании муниципальной услуги, не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания платы


2.10. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно. При предоставлении муниципальной услуги госпошлина не предусмотрена.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих указанные документы.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче
запроса о предоставлении муниципальной услуги

2.11. Прием получателей муниципальной услуги ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема в соответствии с графиком работы, утвержденным главой города Мценска.
Предварительная запись на прием может осуществляться при личном обращении получателей муниципальной услуги, а также с использованием телефонной, почтовой и электронной связи (с использованием электронных подписей и универсальных электронных карт).
В случае организации ведения приема по предварительной записи по телефону сотрудник обязан назначить время с учетом графика установленного времени приема в порядке очередности посетителей, а также с учетом пожелания обратившегося за консультацией заявителя.
Максимальное время ожидания при подаче документов для предоставления муниципальной услуги по предварительной записи не должно превышать 15 минут с момента времени, на который была осуществлена запись.
При необходимости консультации по вопросам проведения экспертизы ценности документов проводятся в организации - получателе муниципальной услуги.

Срок и порядок регистрации запроса
о предоставлении муниципальной услуги

2.12. Заявление подается заявителем в архивный отдел администрации города Мценска или направляется посредством почтовой и/или электронной связи (с использованием электронных подписей и универсальных электронных карт).
Днем приема заявления является дата регистрации заявления в архивном отделе администрации города Мценска.
2.13. Время приема заявления и документов для предоставления муниципальной услуги от заявителя, оценки документов, их полноты, достаточности, определения права на муниципальную услугу не должно превышать 40 минут.

Требования к помещениям
для предоставления муниципальной услуги

2.14. Требования к помещениям для предоставления муниципальной услуги:
- вход в помещение должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей наименование и режим работы;
- помещение для непосредственного взаимодействия специалистов с гражданами организовано в виде кабинета для ведущего прием специалиста;
- кабинет приема граждан оборудован информационными табличками с указанием фамилии, имени, отчества специалиста, осуществляющего предоставление услуги;
- каждое рабочее место специалистов оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных;
- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.15. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги и отсутствие жалоб от заявителей. Достаточно однократного обращения за предоставлением муниципальной услуги при условии правильного заполнения заявления и соответствующего пакета документов.
2.16. Возможно оказание услуги в электронной форме с использованием универсальной электронной карты (УЭК).

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

3.1. Основанием для начала административного действия при предоставлении муниципальной услуги является письменное обращение заявителя в архивный отдел администрации города Мценска либо в администрацию города.
Срок для принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги и направления (вручения) соответствующего решения заявителю не может превышать 30 календарных дней со дня принятия всех необходимых и надлежащим образом оформленных документов.
3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя административные процедуры:
- прием документов на оказание муниципальной услуги и передача их на исполнение;
- анализ представленных документов;
- оказание методической помощи в подготовке дел к передаче документов на хранение;
- прием документов на хранение;
- составление акта приема-передачи дел на хранение.
3.2.1. Прием документов от граждан.
Гражданином по установленному образцу составляется заявление о рассмотрении вопроса о приеме на хранение документов по личному составу.
Интернет-заявления принимаются в отделе информационно-документационного и хозяйственного обеспечения комитета организационно-правовой работы и делопроизводства администрации города Мценска.
В случае если заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме заявления или об отказе в рассмотрении заявления (с обоснованием причин отказа), после чего заявление распечатывается, и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным заявлением. Общий срок выполнения административной процедуры - 30 календарных дней.
Вместе с заявлением получатель муниципальной услуги представляет необходимые документы, указанные в настоящем Регламенте.
3.2.2. Специалист, ответственный за прием документов, осуществляет анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги, в ходе которого определяется:
- правомочность получения заявителем муниципальной услуги;
- качество составления описей дел, исторической справки (или дополнения к исторической справке);
- объем архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел;
- возможные сроки приема документов на хранение в архивный отдел.
По итогам анализа документов специалист, ведущий прием, в течение 10 дней с момента предоставления документов определяет порядок организации (фондирования) документов, присвоения номеров описям дел.
В случае обнаружения неполноты документов, включенных в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки, специалист информирует об этом получателя муниципальной услуги и предлагает принять меры по их устранению. Если заявитель не настаивает на дальнейшем рассмотрении документов, специалист, ответственный за прием документов, возвращает без регистрации все документы заявителю.
3.2.3. Оказание методической помощи организациям включает в себя:
- подготовку комплекта учетных документов;
- организацию проверки наличия и физического состояния дел;
- оформление документов по подготовке к передаче дел на хранение;
- предоставление на утверждение описей дел по личному составу экспертно-проверочной комиссии Управления культуры и архивного дела Орловской области.
Направление описей дел, исторических справок, предоставленных получателем муниципальной услуги, на рассмотрение ЭПК Управления культуры и архивного дела Орловской области осуществляется транспортом, предоставленным организацией, получателем услуги.
3.2.4. По результатам административной процедуры по приему документов специалист, ответственный за прием документов, проводит проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, описей дел и справочно-поисковых средств к ним.
На всех экземплярах описей дел делаются отметки о приеме архивных документов. При отсутствии дел, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в прилагаемой к акту справке. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены копиями.
3.2.5. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 2), который составляется в двух экземплярах, заверяется подписями начальника отдела, руководителем организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатями отдела и передающей организации (индивидуального предпринимателя). Один экземпляр акта остается в архивном отделе, второй экземпляр, выдается (направляется) получателю муниципальной услуги.
3.3. Процедуру муниципальной услуги - прием на хранение документов по личному составу - осуществляет работник архивного отдела администрации города Мценска, выполняющий функцию обслуживания организаций по вопросу приема на хранение документов по личному составу.
3.4. Критерии принятия решений:
- при предоставлении заявления с полным пакетом документов заявление принимается к исполнению;
- при установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям специалист отдела уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению. Если заявитель не настаивает на дальнейшем рассмотрении документов, специалист, ответственный за прием документов, возвращает без регистрации все документы заявителю.
3.5. Результатом предоставления муниципальной услуги является обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу и архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в целях удовлетворения потребностей общества и государства в ретроспективной информации.

3.6. Информирование заявителя о принятом решении (об отказе или предоставлении муниципальной услуги) проводится с использованием услуг почтовой связи, а также по средствам электронной почты.

4. Порядок и формы контроля
за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Контроль за соблюдением положений настоящего административного регламента осуществляет заместитель главы администрации города Мценска по социальным вопросам и глава города Мценска.
Текущий контроль осуществляется на предмет соблюдения и исполнения специалистами отдела настоящего административного регламента и других нормативно-правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги. Осуществляется постоянно.
4.2. Плановый контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, а также контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей муниципальной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателей муниципальной услуги, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) работников. Осуществляется один раз в год.


4. Порядок и формы контроля
за предоставлением муниципальной услуги

4.3. Внеплановый контроль проводится по обращению заявителя. Обращение заявителя должно соответствовать требованиям, установленным Федеральном законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение допустивших нарушения лиц к ответственности.
4.4. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
4.5. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций регламентируются действующим законодательством.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования
решений и действий (бездействия) администрации, а также
должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) должностных лиц администрации города Мценска. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
а) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
б) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
в) требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
г) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
д) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области, муниципальными правовыми актами;
е) требование внесения заявителем при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Орловской области, муниципальными правовыми актами;
ж) отказ структурного подразделения администрации города Мценска, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
Должностные лица, уполномоченные на рассмотрение жалоб, обеспечивают прием и рассмотрение жалоб в соответствии с требованиями настоящих Правил.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.
5.3. Администрация города Мценска отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящих Правил в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы;
г) неподтверждение фактов, изложенных в жалобе.
Администрация города Мценска вправе оставить жалобу без ответа в случаях, установленных статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации":
а) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
б) отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.
5.4. Заявители могут в устной или письменной форме сообщить главе города Мценска о нарушении своих прав и законных интересов при предоставлении муниципальной услуги.
5.5. Жалоба подается в администрацию города Мценска в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.
Жалоба должна содержать:
а) наименование структурного подразделения администрации города Мценска со статусом юридического лица или без такового (далее структурного подразделения) должностного лица структурного подразделения, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
б) фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) структурного подразделения администрации города Мценска, его должностного лица;
г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) структурного подразделения администрации города Мценска, его должностного лица. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
Прием жалоб в письменной форме осуществляется отделом информационно-документационного и хозяйственного обеспечения администрации города Мценска по адресу: г. Мценск, пл. Ленина, д. 1, каб. 86.
Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления муниципальных услуг.
Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте по адресу: 303030, Орловская обл., г. Мценск, пл. Ленина, д. 1.
В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством официального сайта администрации города Мценска (www.adm-mtsensk.ru) или по e-mail: mcensk@adm.orel.ru.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 4 настоящих Правил, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.
Жалоба на решения и (или) действия (бездействие) муниципальных служащих структурных подразделений администрации города Мценска, предоставляющих муниципальные услуги, направляется непосредственно главе города Мценска.

5.5. Жалоба, поступившая в отдел информационно-документационного и хозяйственного обеспечения администрации города Мценска, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа структурного подразделения администрации города Мценска, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений - жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" администрация города Мценска принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении. Указанное решение принимается в форме распоряжения администрации города Мценска.
При удовлетворении жалобы должностные лица администрации города Мценска, ответственные за рассмотрение жалоб, принимают исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.
В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
а) наименование структурного подразделения администрации города Мценска, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;
б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;
в) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;
г) основания для принятия решения по жалобе;
д) принятое по жалобе решение;
е) в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается главой города Мценска.
По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью главы города Мценска, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.





Приложение 1
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги "Прием
на хранение документов по личному составу
от организаций - источников комплектования
архивного отдела администрации г. Мценска,
ликвидированных организаций
и физических лиц"

Наименование организации, местонахождение УТВЕРЖДАЮ
(полное и официально принятое Наименование должности
сокращенное название) руководителя организации
Подпись (расшифровка подписи)
Дата

Фонд № __________________
ОПИСЬ № _________________
дел по личному составу

за ____________________ годы


№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Срок хранения дела (тома, части)
Количество листов в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4

5
6

В данный раздел описи внесено ____________________ дел с № ____ по № _____,
(цифрами и прописью)
в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи


Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК __________________________
(наименование организации)

от ______________ № ______________





Приложение 2
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги "Прием
на хранение документов по личному составу
от организаций - источников комплектования
архивного отдела администрации г. Мценска,
ликвидированных организаций
и физических лиц"

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
____________________________ _____________________________
(наименование должности (наименование должности
руководителя организации- руководителя организации-
сдатчика) сдатчика)
Подпись (расшифровка подписи) Подпись (расшифровка подписи)
Дата Дата
Печать Печать

АКТ
___________ № ___________
(дата)
приема-передачи документов
по личному составу на хранение
в архивный отдел администрации г. Мценска

___________________________________________________________________________
(основание передачи)
_____________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
а __________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)

документы по личному составу и научно-справочный аппарат к ним:

№ п/п
Название и номер описи
Количество экземпляров описи
Количество дел
Количество страховых копий
Примечания
1
2
3
4
5
6

Итого принято ________________________ ед. хр. (в т.ч. страховых копий нет)
(цифрами и прописью)

В архивном отделе администрации фонд № ___________

Передачу произвели: Прием произвели:

Наименование должности Наименование должности
_____________________ ______________________
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
Дата Дата





Приложение 3
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги "Прием
на хранение документов по личному составу
от организаций - источников комплектования
архивного отдела администрации г. Мценска,
ликвидированных организаций
и физических лиц"

БЛОК-СХЕМА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ


Начало предоставления муниципальной
услуги: обращение заявителя


\/
Прием документов на предоставление
муниципальной услуги и рассмотрение
документов для установления
права на муниципальную услугу


\/
Принятие решения о предоставлении
да либо об отказе в предоставлении нет
муниципальной услуги


\/ \/
Информирование заявителя Информирование заявителя
о принятом решении о принятом решении


\/ \/
Предоставление Отказ в предоставлении
муниципальной услуги муниципальной услуги


\/
Процедуры
по предоставлению
услуги закончены



------------------------------------------------------------------